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Introduzione a Slack

Slack è uno strumento di collaborazione strutturato come un sistema di messaggistica avanzato che permette ai membri di un team di sostituire le email e altri sistemi di collaborazione con un un ambiente di lavoro che permette a gruppi di qualsiasi dimensione di collaborare da remoto in tempo reale.

Efficienza e produttività sono le parole chiave di chi usa Slack. Oltre alla comunicazione via chat, Slack permette di condividere file e risorse di ogni tipo, come i documenti e i fogli di calcolo di Google, video e risorse multimediali.

Slack permette anche di automatizzare attività ripetitive, come la creazione di workflow, di spostare informazioni su app connesse come Trello, Evernote, GitHub, Hubspot e moltissime altre, di utilizzare app di condivisione di voce, video e schermo. È possibile anche comunicare con Slack via email, impostare un reminder o aggiungere un feed RSS.

È uno strumento destinato ad aziende e professionisti, che ha una curva di apprendimento diversa rispetto ai tradizionali strumenti di messaggistica e richiede quindi un certo impegno iniziale. Tuttavia, una volta che ci si è impadroniti dello strumento, le possibilità di comunicazione, collaborazione e lavoro in team diventano praticamente infinite.

Slack home page
La home page del sito di Slack

Slack offre un numero incredibile di integrazioni con servizi e applicazioni di terze parti che permettono a chiunque di virtualizzare completamente il proprio ufficio, con strumenti che permettono di aumentare esponenzialmente la produttività personale e del team di lavoro.

Uno dei passaggi più delicati per iniziare ad utilizzare Slack è la configurazione iniziale, che la prima volta può sembrare un po’ complicata. In questo post mostro tutti i passaggi necessari ad iscriversi a Slack, creare il primo workplace ed essere immediatamente operativi.

Primo accesso a Slack

Se è il vostro primo accesso, e non avete ricevuto un invito, allora dovete cominciare tutto dal principio. Per prima cosa, fate clic sul pulsante in alto a destra nella home page di Slack.

Si avvierà una procedura guidata durante la quale dovrete rispondere ad alcune domande.

Prima fase: la creazione dell’area di lavoro

Quando avviate la procedura di iscrizione e configurazione di Slack vi viene chiesto se il vostro team è già su Slack oppure no. Per il nostro esempio, supponiamo che siate il responsabile di un team remoto e vogliate utilizzare Slack come strumento di lavoro e coordinamento dell’attività del team.

Quindi facciamo clic su My team isn’t using Slack yet.

get started

Inserite poi la vostra email e confermate.

Inserisci email

Slack vi invierà un codice di convalida per verificare che siate davvero voi a richiedere l’iscrizione. Inserite il codice e date conferma.

Codice conferma

Dovrete poi inserire il nome della vostra azienda o del vostro team.

Azienda o team

Al passaggio successivo vi verrà richiesto di inserire una breve descrizione del progetto a cui lavorate. Può anche essere il lavoro di un particolare ufficio, ad esempio “Marketing” o “PPC”.

Progetto

Di seguito, potrete inserire gli indirizzi dei vostri colleghi/collaboratori che invitate a partecipare all’attività del vostro progetto. Potete anche saltare questo passaggio e invitare i collaboratori successivamente.

Inviti

Inserite gli indirizzi email o saltate il passaggio per arrivare alla fine della prima parte della procedura di configurazione.

finish

Le persone che avrete invitato, avranno a questo punto ricevuto un invito ad unirsi al vostro gruppo di lavoro con un’email.

I vostri invitati dovranno solo accettare l’invito facendo clic su Join Now. Saranno, così, indirizzati sul sito di Slack dove potranno creare il loro account gratuito.

Unisciti a Slack

Seconda fase: la configurazione del Workplace

Una volta concluse le operazioni sul sito di Slack, sarete reindirizzati all’interfaccia dell’ambiente di lavoro. Vedrete un menu sulla sinistra con alcune voci, mentre al centro della pagina apparirà un messaggio di benvenuto con l’elenco dei vostri team mates.

A questo punto ha avvio la procedura di configurazione, che si compone di 4 fasi:

  • Assemble the team
  • Choose a greeting
  • Start using Slack for your #nomeprogetto project
  • Wrap it all up

1. Assemble the team

Benvenuto su Slack

Nella prima schermata potrete verificare se i vostri colleghi hanno accettato gli inviti, invitare altri colleghi ad unirsi al gruppo, oppure procedere con la configurazione dell’ambiente di lavoro.

2. Choose a greeting

Scegli un saluto

Nel passaggio successivo, Slack propone di creare un messaggio di benvenuto. Di default ne propone uno generico e uno più personalizzato che è possibile selezionare e modificare.

3. Start using Slack for your #nomeprogetto project

Inizia a usare Slack

C’è anche una terza opzione, ossia creare un messaggio completamente personalizzato. Una volta inviato il messaggio di benvenuto a tutti i membri del progetto, che da ora in avanti chiameremo canale, Slack ci chiederà di scegliere il nome e la password per la nostra utenza.

4. Wrap it all up

Ultime fasi

L’ultimo passaggio prevede l’impostazione di un nome che sarà visualizzato nello spazio di lavoro e di una password da utilizzare al login.

Inserisci nome e password

E questo è tutto. Abbiamo creato un Workspace, un canale e invitato un utente. Siamo pronti a mettere al lavoro il nostro team.

Configurazione completa

La fase di configurazione avviene in ambiente web. Quando avrete completato la configurazione del vostro spazio di lavoro, potrete scaricare Slack per desktop direttamente dal sito di Slack, oppure accedere al vostro marketplace per cercare l’app mobile.

La configurazione utente di Slack

Una volta che avete configurato l’ambiente di lavoro, cui ci riferiremo spesso come Workspace, siete già operativi e potete iniziare subito a collaborare.

Gli utenti che sono entrati nel vostro Workplace, però, hanno ancora diverse operazioni da svolgere per utilizzare al meglio la piattaforma.

Il menu di Slack
Il menu di Slack

Il menu utente

Come vedremo più avanti, ad ogni utente viene assegnato un ruolo e dei permessi. L’amministratore del Workspace può modificare questi ruoli e permessi in qualsiasi momento.

A seconda dei privilegi assegnati all’utente, questo potrà effettuare tutte o solo alcune operazioni all’interno dello spazio di lavoro. Per questo il menu di amministrazione dell’utente sarà diverso a seconda dei privilegi assegnati.

Quello mostrato nell’immagine che segue è il menu del proprietario di un Workplace con un account gratuito.

Menu utente proprietario
Menu utente proprietario

Da qui l’utente potrà accedere alle impostazioni per configurare:

  1. Stato: l’utente potrà scegliere tra 5 stati predefiniti, che possono anche essere personalizzati.
  2. Profilo e Account: qui possono essere modificate le informazioni di profilo. Negli account Standard, Plus, ed Enterprise Grid è possibile aggiungere anche campi personalizzati per il profilo degli utenti.
  3. Preferenze: da qui è possibile accedere alla pagina delle preferenze, dove potranno essere configurate le notifiche, la lingua, le impostazioni relative a messaggi e contenuti multimediali, temi, sidebar e molto altro.
  4. Help Center: dal menu utente è anche possibile accedere all’help center del sito di Slack.
  5. Amministrazione: l’amministratore può accedere alle pagine di configurazione dei membri del Workspace, alle impostazioni del Workspace e può gestire le App installate e installarne di nuove.
  6. Invitare nuovi membri: i membri con permessi sufficienti troveranno un link per mandare inviti via email.
  7. Analytics: da qui si ha accesso al pannello delle statistiche.
  8. Personalizza Slack: qui è possibile configurare diversi aspetti dello spazio di lavoro.
  9. Cambia Workspace: è possibile saltare da uno spazio di lavoro all’altro se iscritti a più spazi di lavoro.
  10. Accedi ad un altro Workspace: l’utente può accedere ad altri spazi di lavoro.
  11. Apri l’app di Slack: dal menu utente è infine possibile lanciare l’app desktop.

Iniziare ad usare Slack

Facendo clic sulla voce Get started del menu di sinistra, si accede ad una schermata dove ogni membro del team potrà configurare il suo profilo e il modo in cui interagisce con il vostro spazio di lavoro. Oltre al messaggio di benvenuto dell’amministratore del Workspace, ci sono cinque step da compiere:

  1. Aggiungere una foto di profilo
  2. Ricevere notifiche nel browser
  3. Scaricare l’applicazione desktop
  4. Collegarsi con il proprio servizio di gestione file
  5. Inviare un messaggio
Benvenuti in Slack

Particolarmente utile è l’integrazione con il proprio account di un servizio di gestione file. Questa integrazione permette di condividere nello spazio di lavoro di Slack i propri documenti archiviati nel cloud. Tra le integrazioni disponibili ricordo solo alcune:

  • Google Drive
  • Box File Picker
  • Adobe Creative Cloiud
  • Microsoft OneDrive
  • Dropbox
  • WeTransfer
  • e decine di altri servizi
File management

Questi step non sono obbligatori. È a discrezione dell’utente in base alle sue necessità di partecipazione e di utilizzo dello spazio di lavoro.

Apps

La successiva voce di menu, Apps, porta l’utente ad una schermata da cui può scegliere le applicazioni da installare nello spazio di lavoro. Sono letteralmente centinaia e permettono di effettuare all’interno dell’ambiente di lavoro attività di ogni tipo. Oltre alle applicazioni di gestione documentale, sono disponibili bot, strumenti analitici, strumenti di comunicazione, di projesct management, di produttività, gestione vendite, benessere e salute e moltissime altre tipologie.

App Slack

Un esempio: L’app Trello per Slack

Supponiamo che vogliate integrare Trello in Slack. Si tratta di un’applicazione che permette di collaborare su progetti in team secondo una struttura a schede Kanban.

trello

La procedura di installazione è semplicissima. Basta scegliere l’app da installare nel Workspace e si viene indirizzati alla pagina dell’app. Qui è necessario prima di tutto accertarsi su quale ambiente di lavoro si sta operando, e lo si potrà appurare dal menu a scomparsa in alto a destra.

Accertato l’ambiente di lavoro, basterà fare clic su Add to Slack.

La procedura chiederà di creare un gruppo di lavoro su Trello e poi permetterà di integrare le due applicazioni. Gli utenti che dovranno accedere all’app dovranno essere tutti membri del gruppo Trello.

In Trello, oltre al gruppo, andranno creati almeno una bacheca e una lista di schede per il gruppo di lavoro.

Integrazione Slack Trello

Si acceda ad uno dei canali disponibili, ad esempio quello creato in fase di configurazione, e si cerchi il link Add an app all’interno della pagina. Dalla schermata proposta sarà possibile selezionare l’applicazione da installare o solo da aggiungere, come in questo caso.

A questo punto bisognerà collegare il canale di Slack ad una bacheca del gruppo creato su Trello. Basterà digitare in Slack il seguente comando:

/trello link [WordPress]

Slack ci dirà che esiste una bacheca con questo nome nel gruppo Trello.

link to channel

Terminate le operazioni di collegamento, per avere l’elenco dei comandi disponibili basterà digitare:

/trello help
Comandi Trello in Slack
Comandi Trello in Slack

Per ulteriori informazioni sull’integrazione tra Trello e Slack, si consulti The Trello App for Slack

I canali di Slack

Ed eccoci ai canali, ossia il posto in cui i membri di uno spazio di lavoro interagiscono tra di loro inviandosi messaggi, utilizzando strumenti nativi e/o forniti dalle app che si decide di installare.

Essendo il cuore di uno spazio di lavoro, i canali sono disponibili per tutti gli utenti, indipendentemente dal piano sottoscritto.

I canali possono essere organizzati in base a qualsiasi criterio, a discrezione dell’amministratore del canale. Si possono avere canali organizzati per team, per progetto, per prodotto, per interesse, ecc.

I membri del team possono unirsi o lasciare il canale a seconda della necessità.

I thread sono le discussioni che nascono all’interno dei canali. Per ogni thread può nascere una conversazione cui possono partecipare tutti i membri del canale.

I canali possono avere diversi livelli di accesso. Alcuni di questi livelli sono disponibili per tutti i piani (compreso il piano gratuito), altri sono limitati ai piani superiori o aziendali.

Canali pubblici

Ad un canale pubblico possono accedere tutti i membri dello spazio di lavoro. Tutti i membri possono creare un canale pubblico, sempre che l’amministratore non abbia cambiato le impostazioni predefinite.
Di default, in fase di configurazione Slack provvede a generare due canali pubblici, #general e #random. Le impostazioni di accesso possono essere poi modificare dal proprietario o dall’amministratore dello spazio di lavoro nelle impostazioni del canale.
Letture sull’argomento:

Canali privati

I canali privati non sono aperti a tutti i membri del team, quindi per unirsi ad un canale privato è necessario essere invitati da un utente che ha i privilegi per farlo. Di default, tutti i membri possono creare un canale pubblico, ma sempre che l’amministratore non abbia cambiato le impostazioni predefinite, come nel caso precedente.
Letture sull’argomento:

Canali condivisi

Due organizzazioni che hanno due diversi Workspace possono condividere un canale per collaborare ad uno stesso progetto. I canali condivisi sono disponibili per i piani a pagamento e solo i proprietari e gli amministratori dello spazio di lavoro possono creare canali condivisi.
Letture sull’argomento:

Canali Multi-workspace

Infine, i proprietari e gli amministratori dei piani Enterprise Grid possono creare canali Multi-workspace, che connettono più spazi di lavoro separati nello stesso canale.
Letture sull’argomento:

Italia WP Community
Il workspace Italia WP Community con alcuni canali pubblici

Conclusioni

Finisce qui questa panoramica generale di Slack. Naturalmente le cose da dire sono tantissime e sarebbe impensabile poter solo toccare in un unico post tutte le funzionalità del servizio.

Riassumendo, si può dire che Slack è un poderoso strumento di comunicazione e collaborazione a distanza di cui ormai non si può fare a meno quando si lavora da remoto per la sua popolarità e per le innumerevoli funzionalità disponibili.

Se poi si tiene conto delle funzionalità aggiuntive delle app disponibili, nonché della possibilità di creare bot personalizzati, si può concludere che Slack è uno strumento di cui qualsiasi azienda o freelance che lavora da remoto deve tenere in debita considerazione.

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